Tjen penger på Virtuell Assistanse

Før du går i gang med jobben som virtuell assistent, trenger du en oversikt over din kompetanse.

Forsøk å lage en liste innenfor følgende kategorier:

1. Kompetanse og programmer du har erfaring med og er god på. Dette kan være Microsoft Word, Excel, møteplanlegging, etc.
2. Kompetanse og programmer du ikke har erfaring med og ikke er spesielt god på.
3. Kompetanse og programmer du gjerne lærer deg.
4. Kompetanse og programmer du ønsker å benytte og kompetanse og programmer du ikke ønsker å bruke.

Når du har laget en liste over disse punktene bør du kunne bestemme deg for det du ønsker å spesialisere deg innen.

Hva trenger du?

Du må være kjent med forskjellige tekstediteringsprogrammer, e-post og programmer for kontakter og planlegging.

Det som kjennetegner en god virtuell assistent er å alltid være tilgjengelig. Samtaler bør besvares så snart som mulig, e-poster og brev bør alltid besvares samme dag. Og ja, mange kunder kan ringe deg kun for å sjekke effektiviteten din.

Trenger du en spesiell utdannelse?

Selvsagt er det viktigste for å bli en virtuell assistent erfaring. De fleste ville sagt at du bør ha minst fem års erfaring på området, helst i stillinger med et visst ansvarsnivå.

Videre må du mestre alle Microsoft programmer og helst Apple programmer også. Du kan ta kurs i dette hvis du føler at kunnskapen din trenger å oppdateres.

Som i alle andre situasjoner når du ønsker å starte en virksomhet, må du sjekke hva som allerede finnes på markedet.

• Er det etterspørsel etter virtuelle assistenter?
• Er det allerede for mange virtuelle assistenter i forhold til etterspørselen?
• Hva tar de andre betalt for tjenestene sine?

Du må virkelig tenke nøye gjennom jobben på alle måter og skaffe så mye informasjon som mulig.

Finn et navn og registrer deg

Som selvstendig næringsdrivende, er det utrolig viktig at virksomheten din har riktig navn. Dette er det første kunden hører og det bør alltid etterlate seg et positivt inntrykk og være enkelt å huske. Selvfølgelig kan du bare velge ditt eget navn, det er helt opp til deg. Men husk at hvis du velger ditt eget navn, må du sjekke at ingen andre også har det samme navnet.

Etter det må du å etablere deg som en selvstendig næringsdrivende og registrere virksomheten din.

Forsikring og skatt

Hus-/innboforsikringen din dekker sannsynligvis ikke hjemmearbeid. Du må sjekke dette med forsikringsselskapet ditt da du etter all sannsynlighet må oppgradere forsikringen din.

Som selvstendig næringsdrivende er du alene ansvarlig for å håndtere skatten din. Følg derfor med på dine årlige selvangivelser og sjekk regelmessig at forventet arbeidsmengde stemmer med faktisk arbeidsmengde. Hvis du er usikker på om du kan håndtere dette selv, bør du vurdere å søke hjelp fra skattekontoret.

Finansiering og oppstartsutgifter

Før du satser på en karriere som selvstendig næringsdrivende, må du være sikker på at det er økonomisk gjennomførbart. Inntil du skaffer en solid kundebase vil det være ganske stramt økonomisk. Har du råd til røde tall i et par måneder? Du må vurdere alle scenarioer og om du kan håndtere dem.

For å komme i gang trenger du et ekstra rom (eller i det minste en tom pult), en telefon, stabilt internett og en datamaskin med nødvendige programvarer. Forsøk å beregne hvor mye du må tjene for å dekke disse utgiftene og få et overskudd på lang sikt.

Registrer deg hos et byrå

Første steget for å få kunder er å registrere deg hos et pålitelig byrå.

Mange byråer står i kø for å ta imot din betaling i bytte mot å opprette kundekontakt. Ikke betal. Ingen seriøse byråer vil be om penger for at du skal jobbe for dem. Ikke la deg lure av ting som administrative gebyrer eller diverse avgifter. Med en gang du har betalt, er det mest sannsynlig at du bare får en enkel e-post i retur.

På samme måte bør du unngå nettsteder som gir bli-rik-raskt påstander som «tjen opptil 10000 kr om dagen» og lignende. Hvis disse tilbudene virkelig fungerte, ville naturligvis alle benyttet dem. Din beste mulighet er å registrere deg hos byråer som VOT, som ikke ber deg om å betale noe, men hjelper deg å opprette kontakt med firmaer over hele verden.

Det kan også være nyttig å bli med i Society of Virtual Assistants (SVA), som er kostnadsfritt og hjelper deg med alle aspekter ved ditt virke som virtuell assistent. Hos SVA har de to typer medlemmer: standardmedlemmer og godkjente medlemmer.

• Standard medlemskap er for de som er interessert i å jobbe som virtuell assistent. Som standardmedlem har du tilgang til forskjellige forum hvor du kan få svar på dine spørsmål og lære mer om jobben.
• For å bli en godkjent medlem må du aktivt jobbe som virtuell assistent. Din hjemmeside og e-post blir sjekket av SVA og blir du godkjent får du tillatelse til å benytte nettsidens logo og vil bli lagt inn i nettsidens jobbdatabase. Noe som forhåpentligvis resulterer i betalt arbeid.

Det kan være frustrerende at jobbdatabasen ikke er tilgjengelig før du er et godkjent medlem, men systemet er organisert på denne måten for å oppmuntre nye virtuelle assistenter til å gjøre ting skikkelig og dermed bidra til å forbedre industrien.

Å bli registrert hos et byrå er første steg i retning av å opparbeide en kundebase, selv om det ikke betyr at man er garantert arbeid om man er registrert hos et byrå. Det vil alltid være folk der ute som er mer erfarne og talentfulle enn du er, så du kan ikke anta at oppdragene vil strømme inn fra dag en. I starten bør du kanskje bruke Finn.no, venner og familie for å få ut budskapet ditt.

Reklame for en virtuell assistent

Å få ut budskapet er definitivt den vanskeligste delen i oppstartsfasen. Å få ut budskapet til firmaer som kan trenge deg er ikke lett, men med en gang du får dine første kunder sprer ryktet seg snart.

For å få dine første kunder trenger du å vite hvilke firmaer du vil sikte deg inn på med tjenestene dine. Du kan ikke bare skrive at du sikter på «små og mellomstore bedrifter» – det er altfor vagt! Tenk på at svarprosenten fra firmaer kan være så lav som 1-2%. Tror du da at du vil få veldig god respons på denne typen vage melding?

Det beste du kan gjøre er å lage en oversikt over all din kompetanse og fremheve de som er dine styrker, eller som du foretrekker. Så vurderer du hvilke firmaer som trenger akkurat den kompetansen du tilbyr av aller beste standard. Spør deg selv hvorfor de trenger tjenestene dine, hva du kan gjøre før å styrke deres produktivitet, hvordan din kompetanse er en styrke for firmaet og hva som skiller deg ut fra mengden.

For å finne det rette annonsemedia for deg må du vurdere følgende:

•  Hvilken litteratur bruker/leser disse firmaene?
•  Hvor har de sitt nettverk?
•  På hvilken plattform er de lettest å komme i kontakt med?

Andre måter å reklamere for deg selv

Hvis du kan, lag en hjemmeside om deg selv og virksomheten din. Dette er ikke så vanskelig som det kan høres ut som. Du kan bruke enkel programvare for blogging (som Blogger eller WordPress)som begge er veldig brukervennlige.

En blogg er en super måte lage en digital CV, hvor du kan reklamere for deg selv og din tidligere erfaring. Du kan til og med lære å tjene penger på din egen blogg, og du vil kanskje publisere noen kommentarer og beskrivelser av tidligere jobber.

Hvis du synes en blogg høres voldsomt ut, kan du også oprette en Linkedin profil, der du også har en mulighet for å kommunisere med kollegaer og andre kontakter.

Er du virkelig ambisiøs kan du ta opp kampen med sosiale nettverk som Facebook og Twitter. Spesielt Facebook er et ideelt sted å samle både personlige og profesjonelle kontakter.

De fleste firmaer har etterhvert en Facebook og /eller en Twitter-profil, som kan være et godt sted å gjøre dem oppmerksom på din tilstedeværelse. Noen firma legger til og med ut jobbannonser på sosiale nettverk, noe du selvsagt ikke vil gå glipp av.

Så må du selvfølgelig ikke glemme den gode gamle ansikt-til-ansikt kommunikasjon. Man vet aldri hvem man møter på, så sørg for å lage noen personlige visittkort som du kan dele ut når du får sjansen.

Det er kanskje ikke så viktig i starten når du kun har få kunder, men når du plutselig får mange å holde styr på, er et skikkelig system veldig greit å ha.

Det sier seg selv at jo flere tjenester du kan tilby, dess mer kan du kreve for dem. Nøl derfor ikke med å kaste deg ut i nye utfordringer, siden det kun kan øke din verdi.